A közlemény a sajtószervek révén a nagyközönséghez jut el. Véleményünk szerint a sajtóközlemény a legjobb hatásfokú információforrások közé tartozik. Úgy kell tehát kigondolni és megszerkeszteni, hogy a címzettek könnyen megértsék, hogy a szöveg kezelése a szerkesztőségekben a lehető legkevesebb időt vegye igénybe.

Az alábbi útmutató az ilyen közlemények megszerkesztéséhez ad néhány szempontot.

Csak akkor folyamodjék a sajtóközlemény eszközéhez, ha csakugyan új és fontos közlendője van.

Legelőször azt határozza meg, hogy mikor kerüljön a közlemény a nagyközönség elé.

Fogalmazványuknak a kiválasztott napon déli 12 óra előtt el kell jutnia a szerkesztőségekbe, így azoknak elegendő idő áll rendelkezésükre a szöveg kezeléséhez.

Ellenőrizze, hogy a kiválasztott napon nem várható-e más, a sajtó figyelmét nagy mértékben lekötő esemény. Ha igen, az csökkenti annak az esélyét, hogy a sajtószervek az Ön közleményét is átveszik.

Mivel vasárnap sokkal kevesebb esemény történik, mint a hét többi napján, és a szerkesztőségek ilyenkor készítik a hétfői lapszámot, érdemes "álló" - nem aktuális dátumhoz kötött - információikat, híreiket vasárnap reggelre időzíteni. (Tehát pénteken küldje el az MTI-hez a szöveget azzal a megjelöléssel vagy embargóval, hogy vasárnap reggel juttassuk el az előfizetőinkhez.)

Minden közlemény feltétlenül adjon választ az alábbi kérdésekre: ki, mit, hol, mikor, miért, hogyan?
Ha ezek valamelyikére nincs válasz, vagy a szükséges adatok pontatlanok, a közlemény nem éri el a kívánt hatást, és bizonytalanságot kelt.
A közleménytől elsősorban tényeket várnak, és nem véleményt.

Tájékoztasson mélyrehatóan, lényegretörően, nyíltan, őszintén. Ne törekedjék a kellemetlen tények elhallgatására (pl. a címben "részmunkaidős foglalkoztatás", a szövegben már "elbocsátások" szerepel).

A közleménynek általában az alábbi elemeket kell tartalmaznia:

A címben konkrét információt kell nyújtani. Tehát nem "Tájékoztató a Hinz vállalat igazgatótanácsának üléséről", hanem "A Hinz megszüntet 20 munkahelyet".

Nyomatékosan javasoljuk, hogy a főcím ne legyen több egy sornál (minél rövidebb egy cím, annál hatásosabb).

Kísérelje meg tömören összefoglalni az egész közlés lényegét az első 5-10 sorban.

A bevezetés után a legfontosabb információk felől a kevésbé fontosak felé haladva építse fel a szöveget. A szerkesztőségek így egyszerűen, a lényeg sérülése nélkül tudják majd a szöveget szükség esetén megrövidíteni.

Amennyiben közleményüket túl hosszúnak, vagy sűrűnek találja, szakítsa meg témánként alcímekkel, esetleg közcímekkel.

Minden információ mellett fel kell tüntetni a forrást. A szövegben azt is egyértelműen meg kell adni, ki mit tett, vagy ki döntött valamiről.

A közlemény végén adjon meg egy telefonszámot és egy illetékest, aki az esetleges kérdésekre válaszol. A megadott személynek tájékozottnak és a megjelölt időszakban korlátozás nélkül elérhetőnek kell lennie.

A közleményt a lehető legrövidebben fogalmazza meg. A két gépelt oldal terjedelmet (vagy 3600 karaktert) meghaladó közlemény már nagyon hosszú.

Egyszerű, világos, érthető nyelven szerkessze meg a közleményét. Rövid mondatokat írjon. Kerülje a furcsa szavakat, a divatos szólásokat, lehetőség szerint a szűk körben használt szakkifejezéseket is. (Ha ez mégsem elkerülhető, zárójelben vagy a közlemény végén röviden magyarázza meg őket.)

Ne használjon rövidítéseket a mértékegységek, pénznemek megadásakor. A keresztneveket se rövidítse kezdőbetűvel. A doktori címet ritkán használja a sajtó nyelvezete (legfeljebb életrajzokban), az említett személyek funkcióját azonban egyértelműen meg kell adni.

Az idegen pénznemekben szereplő összegeket forintra átszámított értékben is meg kell adni.

Csak kikerülhetetlen esetben alkalmazzon embargót. A kikötést tüntesse fel a közlemény kezdetén és végén is. Szükség esetén a közlemény végén indokolja az embargót.

Gyakorlat teszi a mestert. A közlésre szánt anyag soha nem kifogástalan - ha az lenne, feleslegessé válnának a szerkesztőségek!